Dwa czy trzy tygodnie temu przy jakiejś-tam okazji miałem okazję uczestniczyć w polskim Microsofcie w krótkim, 3-godzinnym szkoleniu o zarządzaniu czasem. Głównym tematem była metodyka (nie METODOLOGIA!!!) Getting Things Done. Skłoniło mnie to do dłuższych refleksji nad moją efektywnością, produktywnością, radzeniem sobie z zadaniami i… muszę powiedzieć, że trochę wsiąkłem.
Ale od początku…
Dawno dawno temu, dobre kilka lat wstecz, moje pojęcie o planach, organizowaniu swoich aktywności i zapatrywaniu się na wszelkie bliższe i dalsze cele wyglądało tak: “o, fajnie, ZROBIĘ!, a jak nie zrobię to będę megaciota!“. Gdy nadchodził czas faktycznego wykonania jakiejkolwiek akcji w danym kierunku (czy to będzie uzyskanie certyfikatu, czy jakiś wyjazd, czy poznanie nowej technologii) pojawiała się brzydka myśl: “później“. I tak to sobie trwało, niezrealizowane plany kłębiły się w głowie i mieszały z codziennymi obowiązkami. Efektów czegoś takiego było kilka:
- większość rzeczy nieobowiązkowych nigdy nie ruszyła nawet z miejsca
- o części rzeczy obowiązkowych zapominałem
- w momentach refleksji nad tym, gdzie jestem, gdzie chcę być i jakie mam na to szanse – wyrzuty sumienia i frustracja dawały o sobie znać
Co prawda i tak niemało rzeczy byłem w stanie zrealizować, ale na szczęście dość szybko doszedłem do bardzo logicznego wniosku: to nie działa i tak dalej być nie może.
Cała ta sytuacja miała miejsce jeszcze na studiach. Wtedy właśnie, zmęczony ciągłym uczuciem niedosytu, postanowiłem, że zawsze muszę mieć świadomie wybrany JEDEN główny cel, do którego dążę w ciągu danego roku. Rzeczy, które nie wydają mi się realne, będę odrzucał od razu i o nich zapominał.
Tak też zacząłem robić. I z perspektywy kilku lat muszę przyznać, że sprawdziło się to całkiem dobrze. Na pewno lepiej, niż gdybym takiego postanowienia nie podjął. Na początku postanowieniem (trwającym dłużej niż jeden rok, ale rozbitym na mniejsze, bardziej konkretne części, i mającym drastycznie fundamentalny wpływ na całe moje dalsze życie) było “po zakończeniu studiów mieć wyróżniające się w tłumie CV” – więc zacząłem zapierdzielać. Na rok 2007: po obronie mgr wyprowadzić się z Białegostoku do Warszawy i znaleźć fajną pracę. Rok 2008: znaleźć satysfakcjonującą pracę. Rok 2009: zostać freelancerem. Rok 2010: wrócić na stałe z Warszawy do Białegostoku. Rok 2011: ślub.
Jeden duży cel na rok (składającym się z wielu mniejszych, bo taki powrót z Wawy do Bstoku to m.in. kupno i urządzenie mieszkania), który albo zrealizuję, albo doprowadzi mnie do jakichś konkretnych wniosków na przyszłość (tak było z poszukiwaniem pracy i freelancingiem). Nad tym celem świadomie myślałem, spędzałem czas na realnym planowaniu, rozpisywaniu na mniejsze kroczki. Potrafiłem dedykować całe godziny na zastanawianie się nad czymś.
Taki proces sprawił, że żyło mi się lepiej w kontekście “egzystencja żywego organizmu w roli cywilizowanej ludzkiej istoty“. Mniej więcej wiedziałem gdzie jestem, mniej więcej wiedziałem gdzie chcę być. Jednak nadal brakowało mi organizacji na trochę niższym poziomie. Wszystkie pierdoły w stylu “zapłacić czynsz“, “zadzwonić do X w sprawie Y“, “wybrać się na konferencję” – trzymałem w głowie. Ba, byłem nawet dumny z tego, że tak potrafię! Do czasu, gdy zaczęły się memory leaks.
A więc kolejna decyzja: potrzebuję kalendarza. Oj, ile się naszukałem… mając rozwiązanie cały czas pod nosem! Google Calendar okazał się najlepszym narzędziem, jakie udało mi się znaleźć. A próbowałem i jakichś małych desktopowych aplikacji, i Outlooka (a fu!), i innych internetowych organizerów. Tak więc wywaliłem ze swojej głowy wszystkie czynsze, wszystkie rachunki, i inne pierdoły. Było lżej.
Ale ale… skoro mogę tam trzymać takie rzeczy, to czemu nie mogę tam trzymać WSZYSTKIEGO? “Napisać posta na Fajny Temat” -> do kalendarza. “Zadzwonić do mechanika” -> do kalendarza. “Zacząć czytać książkę Na Którą Czekałem” -> do kalendarza. “Przeanalizować specyfikację projektu X i odesłać wycenę” -> do kalendarza…. I cool, kalendarz zapchany, teraz tylko to wykonać.
Na opisanym wyżej etapie byłem jeszcze kilkanaście dni temu. Nie było źle, ale… czułem, że na pewno można lepiej. Czy muszę się tak bardzo złościć na samego siebie, gdy przez 2 tygodnie przesuwam w kalendarzu na następny dzień pozycję “odnowić OC” (bo “dzisiaj mi się nie chce”) aż nadchodzi dzień, w którym przesunięcie nie wchodzi w grę bo OC się po prostu kończy, a ja akurat bardzo nie mam na to czasu? Czy muszę się irytować, gdy moim jedynym wyjściem jest przerywanie pracy i jechanie w dzień do miasta specjalnie po to, żeby zawieźć do banku jakiś dokument (bo w kalendarzu “zawieźć dokumenty do Nordei” wpisane było w ostatni dzień przed egzekucją kary za opóźnienie… co nie ma znaczenia bo pewnie i tak bym przesunął) mimo tego, że w ostatnim tygodniu przejeżdżałem koło banku ze 3 razy ale nie miałem ze sobą papierów? I tak dalej…
A jaką satysfakcję dawało wreszcie oznaczenie czegoś jako WYKONANE! Na tyle dużą, że dodałem sobie specjalny kalendarz o nazwie DONE, skonfigurowałem dla niego szary kolor i zamiast zrobione zadania kasować – przerzucałem je tam. Ba, mało tego! Nawet jeśli zdarzyło mi się zrobić coś nieplanowanego, to nawet po fakcie dodawałem to do kalendarza, a później przerzucałem do DONE. Tak, wiem, debil…
I oto dochodzimy do dnia dzisiejszego. Okazało się, że można lepiej.
Po wspomnianym szkoleniu w MS powstała w głowie myśl: “a może by tak to wypróbować?“. Akurat los spowodował, że od kilkunastu dni mam nieplanowany urlop… i postanowiłem poświęcić ten czas na “ostrzenie piły“. Ale tym razem nie programistycznej, a życiowej. Zacząłem czytać w internecie, potem kupiłem książkę (ostrzegam przed polskim tłumaczeniem, bo jest po prostu żenujące.. ale większość da się zrozumieć), przeczytałem, przeanalizowałem i próbuję to wszystko ogarnąć i wdrożyć. A wnioski, spostrzeżenia, refleksje… następnym razem.
Czekamy na opowieść o szczegółach Twojego środowiska, w którym "zaimplementowales" GTD. A przy okazji pozdrawiam Podlasie :)
Stosujesz szystko z tej ksiazki ? Czytam ja dwa lata temu i niestety dla mnie jest ona slaba. O wiele lepszy jest Covey "Najpierw Rzeczy Najwazniejsze". Allen wprowadza za duzo papierkowej roboty. Smierdzi to Amerykanskim populizmem :P Ale Coveya polecam.
mxs,
Środowisko jest w trakcie "docierania", ale o tym też będzie jak mi się wszystko wyklaruje:)
Pawel,
Szczerze mówiąc nie można jeszcze mówić o "stosowaniu", a tym bardziej "wszystkiego". Strasznie dużo czasu zajęła mi analiza przedstawionych zaleceń, znalezienie i konfiguracja narzędzi, a teraz powoli przestawiam się na ten nowy tryb.
Coveya kiedyś przeglądałem (tylko "7 nawyków…") i nie skłoniło mnie to do żadnych zmian, ale myślę że "dorosłem" już do czytania takich rzeczy i pewnie wkrótce do Coveya wrócę:).
A papierkowa robota… chodzi po prostu o trzymanie WSZYSTKIEGO poza swoją głową – czy na papierze, czy w teczkach, czy w PDA – nie ma znaczenia. Ja wszystko mam w komputerze i po wypracowaniu sensownego workflow na pewno da się zbić formalności do minimum. W końcu chodzi o to żeby mieć więcej czasu, a nie mniej:).
Czytalem czesc serji Coveya, tj. 7 Nawykow, 8 Nawyk, Najpierw Rzeczy Najwazniejsze, Zasady Skuteczne Przywodzctwa. I przyznam, ze wracam do czytania ich co jakis czas. Zeby przypomniec sobie cos albo ogolnie odswiezyc pamiec. Czesc rzeczy nei da sie zastosowac z marszu. Najpierw trzeba wypracowac sobie baze, ktora potem sie rozbudowuje.
Niemniej jednak Covey bardziej przypad mi do gustu niz Allen
Pierwszy raz o GTD przeczytałem kilka lat temu i do tej pory do końca nie wdrożyłem w życie. Ale to co wdrożyłem dało mi bardzo dużo. A najwięcej, że teraz świadomie nie robię rzeczy, których i tak nie miałbym czasu skończyć, a inne świadomie odkładam na półkę "może kiedyś".
Przez ten czas wypróbowałem kilka programów i teraz na desktopie rządzi u mnie TaskCoach, a gdy nie mam swojej bazy pod ręką to ToDoist przez www, ew. notes.
Kto uważa GTD za zbyt cięzkie, to warto zapoznać się z ZTD.
ql, jestem ciekaw jak Ci to pojdzie – najbardziej interesowaly by mnie wyniki po pol roku lub nawet roku – czy wystrzymales, czy to sie dalej sprawdza, usprawnienia itp.
ja przeszedlem przez wiele systemow zadan/planowania – w tym Covey z zajebistym pluginem do Outlooka. Ale zaden mi nie lezal, zawsze cos bylo nie tak – taski w Coveyu przezucalem tak jak ty "taski w kalendarzu". Mimo iz w jakis sposob dazylem do danego celu nie zawsze docieralem tam wtedy kiedy chcialem – choc w 40 czy nawet 50% zarzucalem "dazenie" na rzecz innego tasku lub pomyslu.
Dosc szybko doszedlem tez do wniosku, ze w klandarzu znajduja sie tylko te rzeczy, ktore sa wazne – inaczej tak jak z taskami jak i u Ciebie sie all przekladalo. Chociaz swojego czasu tez dodawalem do kalendarza "spotkania"/sprawy ktore zalatwilem tylko po to by widziec co robilem i moze troche sie dowartosciowac :) jak to nazwales "debilizm" :)
Od roku stosuje najprostszy i chyba narazie najlepiej dzialajacy dla mnie system taskow. Przez co wiekszosc rzeczy (80%) udalo mi sie wykonac. Jest to zwykly zeszyt gdzie miesiecznie notuje taski na miesiac, zas codziennie taski dzienne i tutaj sie nie ograniczam do "zrobiebia x" ale na przyklad "ugotowanie obiadu", albo "pojechanie na rowerze do pracy".
Naprawde motywujace jest to jak widzisz z listy maks 15 zadan (wiecej na dzien nie wypisuje) ze 14 albo nawet i 15 jest przekreslonych. Przekrecasz kartke w zeszycie i widzisz poprzednia strone z przekreslonymi zdaniami. troche lepiej dla mnie dziala fizyczny niz elektroniczny task – moge go dotknac, by go zniszczyc musze sie nameczyc a nie wcisnac del. lezy przedemna prawie caly czas a nie tylko wtedy kiedy komputer jest wlaczony. Baa nawet jak z coveya korzystalem to ciagle klnalem ze taski mam ale co z tego jak i tak je musze spamietac lub wydrukoawac (szkoda papieru) by w miejscu X moc je przekreslic.
Tak czy siak, trzymam kciuki! i informuj o postepwach krotko jak i dlugoterminowych!
Gutek,
Żeby się od komputera uniezależnić rozglądam się wreszcie za jakims androidem – właściwie w miejsce twojego notatnika papierowego. Z Evernote wydaje mi się sensownym kombo.
Procent,
probowalem z PDA, iPhone itp. jakos mi to nie wychodzi. z iphone mozliwe ze przez to ze nie mam tutaj dostepu do netu a synchronizacja kabelkowa telefonu jest tak wkurzajaca ze nawet jakbym wypisal 100 zadan na czerwono by zrobic sync zarowno na kompie jak i na papierku to bym jej nie wykonal :)
tez sie teraz nad androidem zastanawiam ale z tego co dzis czytalem w computerwold to proces Oracla posuwa sie do przodu i trwaja nieoficjalnie negocjacje co do licencjonowania per urzadzenie. ciekawe jak to sie rozwinie.
daj znac jak dobedziesz androida i czy Ci sie to sprawdza. ja chyba mam troche dosc tej "elektroniki" w okol mnie :) nic bez niej sie nie da zrobic :)
Gutek,
Telefon mialby byc w tym przypadku bardziej netbookiem, tak zebym mogl naprawde wygodnie na nim pisac. Sprawdzalem na jakims gownianym samsun wave i klawiatura fizyczna wydaje sie bardzo spoko. Z androida upatrzylem Motorole Milestone 2.
Z internetem nie mialbym problemu – w domu mam wifi. Dodatkowo do synchronizacji notatek duzo łącza nie potrzeba, wiec pewnie jakis standardowy pakiet "internet w telefonie" wystarczy.
Evernote jest o tyle fajne ze nie trzeba polaczenia z netem – pracujesz offline a potem to sie wrzuca wszystko do chmury.
Też jestem zainteresowany jak Ci pójdzie ;). Podobnie jak Gutek mam już wiele podejść za sobą i zaskakujące jest to, że zawsze wracam do kartki i ołówka. Nic tak nie działa dobrze, szybko i niezawodnie, mimo możliwości synchronizacji danych na 10 różnych sposobów.
Android ma EverNote-a, można też sprytnie zrobić sobie combo do synchronizacji MindMap, ale to i tak w efekcie prowadzi do kartki i ołówka.
Co do książek – ja "7 nawyków" Covey’a uwielbiam. Polecam też "Zjedz tę żabę" Briana Tracy.
W każdym razie życzę Ci powodzenia.
Nie wiem, Gutek, co o tym myślisz, ale moja produktywność mega wzrosła na początku zainteresowania takimi książkami, a od jakiegoś czasu spadła… Starość? :P
ciekaw jest Twojej konfiguracji – ja też długo szukałem i jak na razie najlepiej mi się sprawdza wspomniany przez Ciebie google calendar i synchronizowanie zadań z czymkolwiek się da ;)
czekam na kolejnego posta.
Obecnie również jestem na etapie czytania Allena. Wcześniej przeczytałem, a raczej odsłuchałem "Zjedz tą żabę" i mogę ją polecić – do pociągu, autobusu czy auta jest w sam raz do słuchania ;)
PS. Nie wiem czemu ale też mam tak, że jak coś zapiszę ręcznie na kartce to lepiej mi to w pamięci zapada. Mój mózg chyba się bardziej skupia na widok papieru :P
Powodzenia we wdrożeniu GTD. Ja używam od kilku lat (po przeczytaniu książki, wtedy jeszcze nie było jej po polsku, z tego co piszesz, to na szczęście). Na początku na papierze, potem w vitalist, a ostatnio (od ok. roku) w nozbe.com
Szczerze każdemu polecam GTD bo naprawdę działa.
witam,
moja historia z GTD i z Coveyem jest trochę inna, ja do zeszłego listopada o nich nie słyszałem. Praktycznie od studiów używam zeszytu/organizera "własnej roboty" do ogarniania swoich spraw prywatnych i zawodowych, udoskonalam go modernizuję już ponad 16 lat, rok temu moja ponad 70letnia matka spojrzała na niego i spytała dlaczego nie sprzedaję go innym; wtedy postanowiłem go skomercjalizować, wyprodukowałem kilkaset prototypów i rozprowadziłem wśród znajomych, ich znajomych oraz całkiem obcych osób. Wtedy kilku użytkowników powiedziało mi, że mój organizer to GTD i "7nawyków" w pigułce. Wtedy pierwszy raz usłyszałem o Allenie i Coveyu. Poczytałem i stwierdziłem że oni piszą o rzeczach, które mój zeszyt robi automatycznie. Napisałem do Allena i w odpowiedzi usłyszałem, że ich szerzenie wiedzy interesuje a narzędzie to nie, bo każdy sam ma sobie dopasować. Uważam że to pitolenie. Z Coveyem widziałem się osobiście, nie z ojcem tylko synem – Seanem, który prowadzi teraz biznes, rozmawialiśmy godzinę, pokazywałem, tłumaczyłem że jego ojciec w książce "7nawyków skutecznego …" (wyd. 1989r) na stronie nr.162 opisał "organizer 4 generacji" i 6 kryteriów które powinien spełniać – Covey go opisał i zdefiniował ok. 30 lat temu (bo swoją książkę napisał na bazie kilkudziesięciu lat doświadczeń) ale nigdy nie stworzył – te organizery, które mają w sprzedaży – żadnego z nich nie nazywają w ten sposób. Udowodniłem mu krok po kroku, że mój "kalendarz" – jak żaden inny na rynku – spełnia te kryteria.
Sean słuchał i uśmiechał się po amerykańsku a na koniec powiedział, że oni biznes organizerów sprzedali kilka lat temu, czyli krótka na temat – mają to w du.. Dał mi świetną dedykację w swojej książce (7nawyków nastolatków) i tak się skończyło. Mam dobry kontakt z młodszym bratem Joshem, bo dzięki niemu się spotkaliśmy i mam nadzieję, że uda mi się spotkać z seniorem, może on chciałby zobaczyć zmaterializowaną formę jego idei.
Pozdrawiam
munny
PS.Ludziom, którzy wierzą wyłącznie elektronice pragnę powiedzieć, że przez te 16 lat przeszedłem wiele elektronicznych organizerów i sam pracuję w branży softwarowej, robię programy do produkcji, hr i finansów, mam kilka laptopów, pda i tableta ;-) Lecz mój organizer nie daje im żadnych szans ;-)))
munny,
Ciekawe… Może opublikuj gdzieś chociaż część zasad na jakie wpadłeś, pewnie niejedna osoba by skorzystała.
munny,
zero konkretów, tylko chwalenie się, które nic merytorycznego nie wnosi do tematu. Szkoda…
Powodzenia we wdrażaniu GTD – jestem ciekawy obserwacji i zaproponowanych narzędzi :) wspomagających.
Niestety z przykrością zgadzam się z emwaw, walczę z tą wadą od wielu lat lecz tak trudno mi się jej wyzbyć.
Może więc konkrety, które Wam pomogą
Organizer ten używam i modernizuję kilkanaście lat – bardzo jest mi trudno krótko go opisać.
Można go zrobić ze zwykłego zeszytu A4 (w kratkę lub linię) ale koniecznie w twardej oprawie, 96 lub 192 kartki (robiłem go wielokrotnie, trochę się można zmęczyć, cięcie i ręczne pisanie kalendarza)
Są dwie wersje w zależności od tego czy używasz osobnego podręcznego kalendarzyka (w telefonie lub kieszonkowego) czy chcesz mieć ten kalendarzyk w tym organizerze (obie wersje używałem i się sprawdzają)
Wersja 1 – dwudzielna (bez kalendarza)
Wszystkie kartki zeszytu przecięte są poprzecznie w 1/3 wysokości zeszytu
Wersja 2 – trójdzielna (z kalendarzem)
Dodatkowo jest drugie cięcie równoległe do tamtego w odległości 2/3 wys. zeszytu
Za sprawą przecięcia powstają 2 lub 3 niezależne części, które znajdują się w jednej oprawie
1.Część górna – Skorowidz (z zawsze widocznymi nazwami nagłówków)
2.Część środkowa (w wersji trójdzielnej) – Kalendarz tygodniowy
3.Cześć dolna – Notatnik
W części górnej wycinam 2 lub 3 rzędy registrów po 6-10 registrów w rzędzie, dzięki temu powstaje od 12 do 30 zakładek, z zawsze widocznymi nagłówkami (=tytuły najważniejszych dziedzin Twojego życia), gdzie notujesz tylko najważniejsze informacje/hasła z danej dziedziny.
Wszystkie Swoje najważniejsze sprawy, zadania i ludzi na bieżąco segregując zapisuję na stronach w odpowiednich registrach pierwszej części zwanej Skorowidzem. Registry nazywasz tak, żebyś kojarzył co zawierają, tak jak nazwy katalogów na pulpicie komputera. Na którejkolwiek stronie kalendarz czy notatnik są otwarte zawsze masz przed oczami najważniejsze sprawy i one determinują Twoje działanie.
Poniżej postaram się spisać „moje zasady” odnosząc się do GTD (przyznaję się, że nie czytałem książki, tylko przesłuchałem kilka razy wypowiedzi Allena w TV):
Skuteczne gromadzenie danych:
1.w jednym miejscu (info w skorowidzu; spotkania i zadania bieżące w kalendarzu; notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych w notatniku)
2.systemowo (tematycznie i blokowo)
3.systematycznie (on-line, na bieżąco)
Skuteczne myślenie:
4.ciągły przegląd spraw, bo masz zawsze wszystko co najważniejsze przed oczami
5.koncentracja na jednej rzeczy na raz (możesz tak ustawić strony poszczególnych części że masz informacje tylko na dany temat, nad którym teraz pracujesz)
6.określanie celów bliskich i dalszych (cele zamieniasz na kroki a kroki na konkretne zadania i wpisujesz w kalendarz pod konkretną datą)
Skuteczne działanie:
7.zrzut myśli „od razu” i „we właściwe miejsce” (uwalniasz umysł od nadmiaru spraw)
8.zasada 3Z: „Zrób to od razu” jeżeli to nie możliwe „zaplanuj to od razu” a jeżeli to jest nie możliwe to „zapisz to od razu” oczywiście – „we właściwym miejscu”
9.kontrola realizacji zadań w określonym czasie (mając cały czas przed oczyma swoje najważniejsze sprawy oraz bieżące sprawy tygodnia podświadomie zmuszają cię kontroli nad nimi)
10.zasada „skoro już jesteś” / „skoro już dzwonisz” – podczas kiedy Ktoś załatwia z Tobą jego sprawy, Ty w tym samym czasie, podczas rozmowy osobistej lub telefonicznej, sięgasz do jego zakładki w skorowidzu i załatwiasz swoje sprawy związane z rozmówcą, które zapisałeś tam wcześniej
W razie potrzeby chętnie udzielę odpowiedzi na wszelkie pytania, wyślę zdjęcia
Naprawdę polecam zrobienie sobie takiego modelu i na własnej skórze poczucie jego siły. Niezwykle ciekawe jest to, że wielu ludzi którzy go używa, nigdy nie słyszało o Coveyu i Allenie i nie czytało ich zasad, podobnie jak ja przez wiele lat. Jednocześnie korzystają z całego dobrodziejstwa korzyści opisywanych przez tych wielkich ludzi.
7nawyków Coveya przeczytałem kilkakrotnie (musiałem się przygotować no i bardziej mi przypadł do serca) i analogie mojego „zeszytu” do jego teorii opiszę przy kolejnej okazji
Pozdrawiam
m.
PS. Dzięki emwaw za kopniaka, liczę że teraz coś z tego Wam się przyda
munny,
Mnie zgubiłeś przy "cele zamieniasz na kroki a kroki na konkretne zadania i wpisujesz w kalendarz pod konkretną datą" – właśnie pozbycie się tego to dla mnie największa zaleta GTD. Mając zapchany kalendarz, pełny zadań które wcale nie muszą być wykonane danego dnia, nie potrafiłem ruszyć z miejsca.
witaj procent
A. Cele/kroki/zadania dotyczą tylko DUŻYCH i złożonych spraw, w ich przypadku zamiana celów na kroki i zadania to istotna sprawa, potrzebny jest spisany scenariusz, bez niego jesteś jak człk zrzucony w centrum wielkiego miasta, ok, być może uda ci się dojść tam gdzie chcesz ale z pewnością kilkakrotnie dłużej lecz najczęściej nigdy. Ja mam zakładkę "cele" i tam sobie je spisuję jak mnie najdzie.
Nie chodzi o to żeby rozbijać na atomy każde wyjście do sklepu.
Cele i kroki nie wpisujesz w bieżącym kalendarzu – w kalendarzu, w danym dniu i godzinie zapisujesz konkretne działanie. W biezacym kalendarzu masz tylko umówione spotkania i rozmowy tel. oraz kilka zadań prio i bieżące minisprawki (np. zakupy)
B. i jeszcze kilka rzeczy do mojego organizera bo nie napisałem o dwóch ważnych sprawach:
(1) przykładowe nazwy registrów (to tak jak na kompie masz ponazywane katalogi/foldery/pliki)
np. moje zakładki (niektóre brzmią tajemniczo ale o to chodzi, żeby nie każdy wiedział o co chodzi) to:
rząd 1: produkcja 3n, pomysły 3n, szkolenia 3n, VC/BA, szkoła J&E, klienci, zastosowania, podwykonawcy, autorzy, rodzina, ludzie No1, ludzie No.2, Ja
rząd 2: pomysły, trust, cele, rynek, toastmasters, szkoła, esencje, aforyzmy, aforyzmy2, książki, autorzy, trendseterzy, wakacje, filmy, munny rules, "pusta"
rząd 3: finanse, inwesycje, matrixsys, firmy szkol., zarząd, sekrety, "pusta", plusy 3n, minusy 3n, historie, my3n, "pusta", "pusta"
(2) no i kluczowa sprawa, która czyni z pociętego zeszytu z registrami – maszynę do błyskawicznego odnajdywania każdej zapisanej w nim informacji – relacje/linki/odnośniki pomiędzy zapiskami z poszczególnych części organizera (bo górna i dolna część organizera ma oddzielne numeracje a kalendarz sam w sobie ma numerację też), w notatniku chronologicznie zapisuję najważniejsze info ze spotkań/rozmów/telefonów, z datą, nazwiskiem rozmówcy – dzięki temu mogę znaleźć konkretną notatkę, szukając ją w najpierw kalendarzu, potem w notatniku, lub jeżeli osoba/sprawa, z którą/o której rozmawiałem ma już swoje miejsce w moich registrach, mogę tam zapisywać numery stron Notatnika na których była notatka i po czasie do nich wrócić
Podsumowując, wszystkie trzy (lub dwie) części są ze sobą zlinkowane, tak jak
Oczywiście nie jest tak dokładnie jak w komputerze, ba zalinkowałbym bym się na śmierć – ale też nie ma takiej potrzeby, pamiętajcie ze jest to fizyczny zeszyt i dużo pamietamy pamięcią fotograficzną. Efekt tego jest taki, że jestem w stanie w kilka/kilkanaście sekund odnaleźć każdą zapisaną przez siebie notatkę. Szef, pracownik, klient, żona pyta mnie o coś, lub próbuje coś mi "wmówić" a ja wiem, że "było tak i tak". I nie chodzi tylko o mnie, bo inni userzy dokładnie tę korzyść wskazują jako pierwszą.
pzdr
munny
munny, możesz jakąś fotkę wrzucić? Czytałem dwa razy twoje opisy ale brakuje mi kleju…
thx
niestety nie mogę się oprzeć kryptoreklamie
tak jak pisałem wyprodukowałem kilkaset szt na próbę i ostatnie egzemplarze wystawiam na allegro,
mozesz zobaczyć zdjęcia
http://allegro.pl/covey-getting-things-done-kalendarz-organizer-2n-1-i1720406799.html
ale pamiętaj, że można go zrobić samemu i wypróbować jego działanie i niewiarygodną na pierwszy rzut oka siłę prostoty ;-)
Jeżeli chcesz zdjęcia mojego bieżącego organizera (ma ok. 13 miesięcy) czyli zobaczyć jak wygląda używany to podaj maila, spróbuję coś wysłać
m.
munny,
Interesująco wygląda, szacun za samodzielne wypracowanie czegoś takiego.
@munny,
1) Jak "przechodzisz"na następny rok? Wymieniasz 1/3 organizera?
2) Gdzie są "projekty"? Cel składa się u mnie z około klikunastu projektów, z których każdy realizuję od kilku dni do kilku miesięcy. Gdzie byś to umieścił?
Artur (mam nadzieję, że patrzymy na to samo zdjęcie ;-))
ad.1. w wersji 3N2y (trójdzielnej) tej której używam, kalendarz ma ponad 2 lata – jak się kończy to zaczynam całkiem nowy organizer. Przepisuję tylko najważniejsze i bieżące sprawy ze starej górnej części (Skorowidza) – tej z registrami – do nowej i już.
Zawsze można wymienić tylko kalendarz – samemu lub u introligatora
Kiedy poprzednio używałem 2N (dwudzielny) bez kalendarza, on po prostu się "nie kończył", miałem go 2, 3 nawet 4 lata, dokładnie tyle ile trwał mój projekt lub moja praca. Zmieniałem "projekt" – zmieniałem zeszyt.
W wersji 1rok – zwyczajnie będzie się kończyć jak każdy kalendarz
ad.2 Górna część organizera, ta z rzędami registrów to miejsce na "Ludzi", "Wiedzę" i właśnie "Projekty"
Ja do Projektów używam registrów z pierwszego rzędu od góry
W każdym registrze są 4 kartki, na których zapisujesz przydatne informacje.
Nie ma znaczenia ile Projekt trwa czasu, ważniejsze jest z ile rzeczy się składa.
Jeżeli projekt jest duży, możesz użyć kilku registrów obok siebie wtedy masz więcej miejsca.
Rozumiem, że Cel jest złożony i składa się z kilkunastu Projektów, w zależności jak bardzo te Projekty są złożone wpisałbym je w kolejne zakładki/registry, małe Projekty po kilka w jednym
Z Celem/Projektem wg mnie kluczowe jest żeby rozbić go na części (ja nazywam to Kroki) a każdy Krok rozbić na Zadania – no i kluczem jest konkretne Zadania wpisać już do Kalendarza – to pół sukcesu
2.5. Pamiętam, że robiłem kiedyś duży Projekt w pewnej firmie ponad rok i zwyczajnie jeden cały zeszyt wykorzystywałem tylko do tego Projektu, bo taki był złożony, oprócz tego miałem równolegle swój organizer
i jeszcze coś ważnego:
3. żeby "skorowidz", czyli "system katalogów/folderów/plików/linków do pozostałych części" traktować jak:
3.2. "zawsze widoczne i przed oczami podręczne menu" jak "pulpit sterowniczy", na którym widać "przyciski z nazwami tematów".
3.3. Nazwy te działają jak TRIGGERy, tzn. wyzwalacze, czyli cała ta górna część organizera – to taka "super-ściąga ściąg", dzięki której możesz szybko przypomnieć/odświeżyć sobie wiedzę.
3.5. Zresztą geneza powstania tego organizera była właśnie taka, żebym błyskawicznie mógł odnaleźć się w każdej nagłej sytuacji, czyli: szef/klient/pracownik wrzuca jakiś temat, ja dyskretnie uchylam zeszyt, znajduję właściwy nagłówek, zapuszczam sondę głębiej i już wszystko mi się przypomina i rozjaśnia – mogę błyskawicznie odpowiedzieć, zaripostować, zweryfikować, czuje spokój i kompetencję
3.6. To taki RAM, pamięć podręczna, szufladki, gdzie lądują bieżące sprawy, zadania dla siebie i innych, które mają swój okres przydatności. To nie HDD – to "ściąga ściąg"
3.8. Oczywiście to mój sposób – teraz, jak rozmawiam z innymi, to widzę, że każdy ma jakieś swoje metody i zastosowania i właśnie o to chyba chodzi, że każdy może sobie po swojemu poukładać, ponazywać, wg swoich potrzeb, charakteru i wykonywanej pracy i zadań – i to mnie niezwykle cieszy. I co ciekawe to nie chodzi tylko o "Zarządzanie (sobą) w czasie", GTD czy Coveya.
3.9. Kilka osób na bazie tego rozwiązania – zrobiło sobie – książkę do angielskiego, książkę kucharską, zeszyt podróżniczy, zeszyt do obserwacji ptaków, szkicownik, podręcznik trenerski karate czy do uczenia ludzi sprzedaży
i znowu zaczynam – emwaw – przybywaj ;-)
pzdr
m.
Artur
Jeszcze coś do Projektów
Organizer w moim przypadku szczególnie sprawdził się podczas prowadzenia wielu projektów na raz (kilkunastu)
Używanie organizera można porównać do takiego obrazka, że:
(1) siedzisz przy biurku na którym stoi szafa z wieloma szufladkami (ja mam ich ok 50)
każda szuflada to Projekt/Ludzie/Wiedza, każda szuflada na widoczny tytuł, kiedy po nią sięgam, pokazuje mi się jej zawartość, ogólne info i pewne szczegóły oraz linki do jeszcze bardziej szczegółowych i obszernych danych.
(2) na biurku masz otwarty kalendarz tygodniowy, do którego "zrzucasz" z różnych projektów zadania na odpowiedni termin, to głównie terminy wykonania telefonów, spotkań, wysłania maili, zrobienia raportów
(3) i osobno jeszcze zeszyt, w którym chronologicznie zapisujesz notatki ze spotkań osobistych i telefonicznych, każdą notatkę opatrujesz datą i nazwiskiem rozmówcy, dzięki temu możesz to zlinkować z kalendarzem i skorowidzem.
Niezależnie od tego zawsze masz jeszcze do dyspozycji komputer i segregatory
(4) mnie organizer szczególnie pomaga w małych sprawach, bo to one, te małe sprawki, zawsze wyrywały mnie z osi pracy, burzyły harmonogram i plany dzienne, dzięki szybkiemu załatwianiu malutkich sprawek, głównie innych ludzi, mogłem zrobić swoją robotę i przypilnować innych.
Nie wiem, czy wiesz o co mi chodzi. Sytuacja taka, że własnie zaczynasz robić ważny raport a tu wpada kolega i pyta cię o coś, ty chcesz mu pomóc, szukasz czegoś, 5 minut, odrywasz się, albo dzwoni szef a ty mówisz że oddzwonisz i tak jedan, druga, trzecia, dziesiąta sprawa i tak cały dzień a ty nic nie zrobiłeś. Ja miałem takich dni wiele ale w końcu się skończyło, zacząłem załatwiać każdą sprwew 10 sek
pzdr
m.
@munny
Dzięki za wyjaśnienie, teraz mam lepszy pogląd na Twój organizer